【解説】在留期間更新手続きはオンライン申請でサクッと済ませたい

就労ビザ（在留資格）の更新時期が近づき、「仕事が忙しくて入管に行く時間がない」と悩んでいる方は多いですよね。そんな方にとって、自宅やオフィスから24時間手続きができる「在留申請オンラインシステム」は非常に便利なツールです。

オンライン申請をすると手数料の割引もあります。窓口で申請する場合の手数料は6,000円ですが、オンラインの場合は5,500円になりますので少しお得です。

最近ではシステムも改善され、以前よりもスムーズに利用できるようになりました。ただ、初めて挑戦する際には「マイナンバーカードの使い方が独特」だったり、「最後はアナログな作業が必要」だったりと、いくつか知っておくべきコツがあります。

この記事では、オンライン申請を自分でスムーズに完結させるための手順とコツを詳しく解説いたします。

1. オンライン申請で「できること」

まず、オンライン申請の全体像を正しく理解しましょう。

• うれしいポイント： 平日の昼間に何時間も入管の窓口で待つ必要がありません。夜間や休日でも、自宅のPCから自分のタイミングで申請できます。

• 知っておきたいポイント： 申請自体はデジタルですが、「新しい在留カードを受け取る」ときには、古いカードと引き換えるための物理的なステップ（郵送や窓口訪問）が必ず発生します。

「すべてが画面上で完結する」というよりは、「入管へ足を運ぶ回数や待ち時間を大幅に減らせる仕組み」と考えると、実際の作業をイメージしやすくなります。

2. おすすめなのは「紙の申請書」を下書きにすること

オンライン申請の最大の特徴は、窓口申請で使うような「紙の申請書」をスキャンして提出する必要がないという点です。画面上のフォームに直接、氏名や勤務先、年収などの情報を入力していくため、入力データそのものが申請書の役割を果たします。

しかしここで、ぜひおすすめしたいことがあります。

「紙の申請書（またはExcelファイル）」をあらかじめ完成させ、手元に置いてから入力を始めましょう。

なぜなら、入管のオンラインシステムはセキュリティ上、一定時間（3時間）以上操作がないと自動的にログアウトされてしまい、入力途中のデータがすべて消えてしまうことがあるからです。

画面を見ながら「えーっと、会社の資本金はいくらだったかな？」と調べている間にタイムアウトになってしまうと、最初からやり直しになってしまいます。

• 本人用（1〜3枚目相当）： 自分の年収や住所などをExcel版にまとめておく。

• 所属機関用（4〜5枚目相当）： あらかじめ会社に記入してもらい、手元に準備しておく。

これらを「下書き」として手元に置いておけば、オンライン画面では「転記（写すだけ）」で済むため、ミスも防げますし、短時間で申請を完了させることができます。

3. 事前準備：必要な「ITツール」と「電子データ」

申請を始める前に、以下のアイテムが揃っているか確認してください。

① デバイスとカード

• マイナンバーカード： 署名用電子証明書（パスワード）が有効なもの。

• マイナポータルアプリを入れたスマートフォン： カードを読み取るために必要です。

• パソコン：OSはEdgeが推奨されていますが、Chrome、Safariでも大丈夫です。

② 電子データ（PDFやJPEG）

• 顔写真データ： 6ヶ月以内に撮影したデジタルデータ。

• 勤務先の資料： 「法定調書合計表」など、会社から提供される書類のスキャンデータ（10MB以下）。

• 住民税の証明書：「マイナポータル」を通じて、納税証明書や課税証明書を電子データとして取得できます。区役所などの窓口に書類を取りに行ってPDFファイルにする必要がなく、取得したデータをそのまま申請システムにアップロードすることが可能なので便利です。

4. 手続きのステップ：ID登録から申請完了まで

準備が整ったら、以下の4ステップで進めます。

ステップ1：利用者IDを取得する

まずはアカウント作成です。システムにアクセスし、マイナンバーカードを読み取って利用者登録をします。登録後、入管側の確認を経て、IDがメールで届きます。期限ギリギリではなく、余裕を持って済ませておきましょう。

ステップ2：身分事項と申請情報の入力

IDが届いたらログインし、「身分事項（氏名、生年月日、パスポート番号など）」を入力します。ここが最も慎重に行うべきパートです。

ステップ3：勤務先情報などの入力（下書きを活用！）

ここで、あらかじめ準備しておいた「紙の申請書（下書き）」の出番です。会社の資本金、従業員数、あなたの職務内容、年収などを、下書きを見ながら正確に転記していきます。

ステップ4：添付書類のアップロードと送信

最後に、PDF化した会社資料やマイナポータルで取得した納税データ等をアップロードし、在留カードの受取り方法（窓口または郵送）を選択のうえ、「送信」ボタンを押せば申請完了です。

5. 新しい在留カードの受け取り

審査に通るとメールが届きます。オンライン申請のときに選択した方法でカードを受け取ります。

• 窓口受取： 入管へ行き、古いカードと引き換えます。手数料として5,500円分の収入印紙が必要です。

• 郵送受取： 入管に「今のカード」「収入印紙（5,500円分）」「返信用封筒」を書留で郵送します。数日後、新しいカードが届きます。

  • 注意：郵送中は手元に在留カードがない状態になるため、コピーを携帯してください。

6. もし「やっぱり不安だな」と感じたら

オンライン申請は、デジタルとアナログを組み合わせた非常に便利な仕組みです。特に「下書き」を準備さえしておけば、あわてることなく完了させることができます。

一方で、以下のような場合は、行政書士への依頼を検討してみてください。

• PC操作やマイナンバーカードの設定が苦手： 「ログインできない」「エラーが出る」といったトラブルに時間を奪われたくない方。

• 完全に「非対面」にしたい： 行政書士に依頼すれば、カードの受取・郵送まですべて代行可能です。あなたが入管に行く必要も、郵便局へ行く必要もありません。

• 書類の不備で失敗したくない： 就労ビザは会社の状況によって審査が厳しくなることがあります。不安がある場合は、行政書士に理由書を作ってもらうのが最も確実です。

オンライン申請は便利な「ツール」です。まずは「下書き」の準備から始めてみて、もし「これは大変そうだ」と感じたら、入管手続きを専門とする当事務所にご相談ください。

相談は無料で承っております。相談してみた結果、「やはり自分でやることにした」となっても大丈夫です。あとから電話やメールで勧誘することもありませんので、安心してご相談ください。